Faire de vos singularités une réussite commune
Mission
Nous recherchons un Chargé Administratif et Planification dont les missions seront les suivantes : Préparer la planification
- Collecte et consolide les contraintes de planification (rythmes, disponibilités des intervenants, salles) et prépare les données nécessaires à la planification prévisionnelle
- Participe aux échanges avec les responsables des parcours apprenant pour assurer la faisabilité organisationnelle
- Assure le volet administratif et planification de la mobilité internationale : intégration des temps de mobilité, gestion des documents administratifs, conventions, facturation
- Contribue au chiffrage des heures planifiées en consolidant les données et assure la cohérence entre les contraintes de planning et l’enveloppe budgétaire validée
- Saisit les bons de commande dans les outils de gestion
- Assurer la planification prévisionnelle et l’animation des intervenants
- Construit, publie et contrôle les emplois du temps (groupes, salles, intervenants) et garantit l’inscription pédagogique des apprenants
- Garantit la couverture intégrale des heures et assure la communication des plannings aux intervenants et aux apprenants
- Gère les ajustements et imprévus (absences, remplacements, urgences) et maintient le lien opérationnel avec les formateurs
- Construit, publie et contrôle les emplois du temps (groupes, salles, intervenants) et garantit l’inscription pédagogique des apprenants
- Garantit la couverture intégrale des heures et assure la communication des plannings aux intervenants et aux apprenants
- Gère les ajustements et imprévus (absences, remplacements, urgences) et maintient le lien opérationnel avec les formateurs
- Organise les évaluations (devoirs sur table, examens blancs, épreuves certificatives) et assure les inscriptions, la réception et la vérification des sujets
- Prépare les livrets scolaires, tableaux de commission, bulletins de notes et en assure l’envoi et le suivi
- Centralise et distribue les diplômes et parchemins et assure le relevé de compétences
- Suit les retours des apprenants et enseignants sur la qualité organisationnelle, identifie les causes des incidents de planning et propose des actions correctives
- Contribue aux audits internes (Qualiopi, conformité pédagogique), à la mise à jour des bases de données SI et aux projets transverses du campus
Profil
Formation Bac+2 en gestion, administration ou domaine connexe, assortie d’une expérience dans un poste administratif, idéalement dans le secteur de la formation ou de l’enseignement supérieur. Maîtrise des outils de planification et de gestion de formation. Rigueur, sens de l’organisation, réactivité face aux imprévus et aisance relationnelle avec les intervenants et les apprenants sont des qualités essentielles pour le poste.
Qui sommes-nous ?
Fondé en 1975, le Groupe IGENSIA Education est une fédération d’associations à but non lucratif, dont les bénéfices sont réinvestis dans la pédagogie et les enseignements et fait partie des acteurs majeurs de l’enseignement supérieur et de la formation professionnelle en France.
Il est composé de 15 écoles et d’un pôle dédié à l’apprentissage : IGENSIA Alternance.
Il forme chaque année plus de 19 000 personnes sur 12 campus dont 11 en France (Belfort, Besançon, Clermont-Ferrand, Dijon, Lyon, Mulhouse, Nancy, Nanterre, Paris, Strasbourg, Toulouse) et 1 au Maroc (Casablanca), le Groupe est aussi ouvert à l’international, notamment grâce à ses 179 universités partenaires et aux 116 nationalités présentes sur ses campus.
Créée en 1975, l’IGENSIA-RH forme des responsables et cadres des Ressources Humaines. En collaboration constante avec les professionnels (9 000 entreprises partenaires) et son laboratoire de recherche sur l’innovation et la performance économique (LISPE), l’IGENSIA-RH développe des programmes modernes, en adéquation avec les évolutions contemporaines de la fonction RH.
Vous vous sentez concerné(e) par le domaine de la formation et de l'insertion professionnelle, et êtes sensible aux enjeux de développement des compétences ?
Plus de 1 000 femmes et hommes, par leurs compétences, leur passion et leur engagement, participent à la mise en œuvre et à la réussite des projets du Groupe IGENSIA Education.
En rejoignant le Groupe, vous mettrez en œuvre vos compétences et votre talent au service de projets de formation innovants.
Nos avantages
Rejoindre le Groupe IGENSIA Education, c'est bénéficier : - D’un accord complet avec des journées de télétravail, des indemnités, ainsi qu’une participation sur l’équipement de télétravail ; - D’une prise en charge des transports à 75%, de tickets restaurants à 11,50€ pris en charge à 60%, ainsi qu’une mutuelle familiale & d’une prévoyance ; - De 5 jours mobiles conventionnels ; - D’un accord de participation ; - D'une collaboration basée sur nos valeurs d'Humanisme, d'Engagement et d'Ouverture ; - D’une politique d’égalité salariale H/F ; - D'une référente handicap à votre disposition pour prendre en compte vos besoins (entretiens confidentiels) ; - D'un parcours d'intégration sur mesure ; - D’une communication régulière de la part de la Direction ; - D'événements conviviaux réguliers (Quoi de Neuf, Noël, Vœux, soirée d’été, …) ; - Et enfin, c'est pouvoir se développer et évoluer au sein du Groupe IGENSIA Education, notamment grâce à la mobilité Interne. N'attendez plus et recrutez-nous !
