Faire de vos singularités une réussite commune
Mission
Nous recherchons dans le cadre d'un remplacement un/e Chargé/e Administratif et planification en CDD.
VOTRE MISSION : ÊTRE AU CŒUR DE L’ORGANISATION DE NOS FORMATIONS !
Vous aimez coordonner, anticiper et relever des défis au quotidien ? Vous souhaitez occuper un poste polyvalent, au contact de nombreux interlocuteurs et contribuer concrètement à la qualité de nos formations ?
Au sein du Groupe IGENSIA Education, vous jouerez un rôle essentiel dans le bon déroulement des parcours de formation. Véritable interlocuteur(trice) privilégié(e) des équipes pédagogiques, des intervenants et des apprenants, vous assurerez la coordination administrative et organisationnelle des formations.
Vos principales responsabilités seront les suivantes :
ORGANISER ET COORDONNER LES PLANNINGS
- Recueillir et consolider les contraintes de planification : disponibilités des intervenants, salles et rythmes de formation.
- Construire, publier et contrôler les emplois du temps des groupes et des intervenants.
- Garantir la couverture des heures de formation et assurer la communication des plannings.
- Anticiper et gérer les imprévus : absences, remplacements et modifications de dernière minute.
- Maintenir un lien opérationnel avec les formateurs et les responsables de parcours.
- Participer à l’organisation des mobilités internationales et assurer leur suivi administratif.
- Participer à la construction des budgets prévisionnels en heures.
- Veiller à la cohérence entre les plannings et les budgets validés.
- Saisir les bons de commande dans les outils de gestion.
- Assurer le suivi administratif des mobilités internationales : conventions, documents administratifs et facturation.
- Organiser les évaluations, examens blancs et épreuves certificatives.
- Assurer les inscriptions et le suivi des sujets d’examen.
- Préparer les livrets scolaires, bulletins de notes et documents destinés aux commissions.
- Participer à la gestion et à la distribution des diplômes et parchemins.
- Assurer le suivi des relevés de compétences.
- Recueillir les retours des apprenants et des intervenants sur l’organisation des formations.
- Identifier les éventuels dysfonctionnements et proposer des solutions d’amélioration.
- Contribuer aux audits internes, notamment dans le cadre de la démarche Qualiopi.
- Participer à la mise à jour des bases de données et aux différents projets transverses du campus.
Profil
Au-delà de votre formation et de votre expérience, nous recherchons avant tout une personne organisée, dynamique et qui aime travailler en équipe !
Vous disposez :
- D’une formation Bac+2 en gestion, administration ou dans un domaine similaire.
- D’une première expérience dans un poste administratif, idéalement dans le secteur de la formation ou de l’enseignement supérieur.
- D’une maîtrise des outils bureautiques et des outils de planification et de gestion de formation.
Vous vous reconnaissez dans ces qualités ?
- Vous êtes rigoureux(se) et savez gérer les priorités.
- Vous êtes réactif(ve) et savez faire face aux imprévus.
- Vous avez un bon relationnel et appréciez les échanges avec différents interlocuteurs.
- Vous êtes à l’aise dans un environnement dynamique où polyvalence et organisation sont essentielles.
Alors, nous serions ravis de découvrir votre candidature !
Qui sommes-nous ?
Fondé en 1975, le Groupe IGENSIA Education est une fédération d’associations à but non lucratif, dont les bénéfices sont réinvestis dans la pédagogie et les enseignements et fait partie des acteurs majeurs de l’enseignement supérieur et de la formation professionnelle en France.
Il est composé de 15 écoles et d’un pôle dédié à l’apprentissage : IGENSIA Alternance.
Il forme chaque année plus de 19 000 personnes sur 12 campus dont 11 en France (Belfort, Besançon, Clermont-Ferrand, Dijon, Lyon, Mulhouse, Nancy, Nanterre, Paris, Strasbourg, Toulouse) et 1 au Maroc (Casablanca), le Groupe est aussi ouvert à l’international, notamment grâce à ses 179 universités partenaires et aux 116 nationalités présentes sur ses campus.
Créée en 1975, l’IGENSIA-RH forme des responsables et cadres des Ressources Humaines. En collaboration constante avec les professionnels (9 000 entreprises partenaires) et son laboratoire de recherche sur l’innovation et la performance économique (LISPE), l’IGENSIA-RH développe des programmes modernes, en adéquation avec les évolutions contemporaines de la fonction RH.
Vous vous sentez concerné(e) par le domaine de la formation et de l'insertion professionnelle, et êtes sensible aux enjeux de développement des compétences ?
Plus de 1 000 femmes et hommes, par leurs compétences, leur passion et leur engagement, participent à la mise en œuvre et à la réussite des projets du Groupe IGENSIA Education.
En rejoignant le Groupe, vous mettrez en œuvre vos compétences et votre talent au service de projets de formation innovants.
Nos avantages
Rejoindre le Groupe IGENSIA Education, c'est bénéficier : - D’un accord complet avec des journées de télétravail, des indemnités, ainsi qu’une participation sur l’équipement de télétravail ; - D’une prise en charge des transports à 75%, de tickets restaurants à 11,50€ pris en charge à 60%, ainsi qu’une mutuelle familiale & d’une prévoyance ; - De 5 jours mobiles conventionnels ; - D’un accord de participation ; - D'une collaboration basée sur nos valeurs d'Humanisme, d'Engagement et d'Ouverture ; - D’une politique d’égalité salariale H/F ; - D'une référente handicap à votre disposition pour prendre en compte vos besoins (entretiens confidentiels) ; - D'un parcours d'intégration sur mesure ; - D’une communication régulière de la part de la Direction ; - D'événements conviviaux réguliers (Quoi de Neuf, Noël, Vœux, soirée d’été, …) ; - Et enfin, c'est pouvoir se développer et évoluer au sein du Groupe IGENSIA Education, notamment grâce à la mobilité Interne. N'attendez plus et recrutez-nous !
